Надежная среда по управлению записями для системы управления корпоративной информацией

Постоянные потоки бумажных и электронных документов в крупных предприятиях могут препятствовать созданию информационной инфраструктуры. Налаживание процесса управления этими документами - первоначальный этап для организации, следующий шаг - это более серьезная задача, поскольку предприятию предстоит решить, стоит ли сохранять корпоративный файл или нет. Необходимость соответствия требованиям государственного регулирования, отраслевым стандартам, юридическим нормам и правилам, устанавливающим жизненный цикл электронных информационных ресурсов подразумевает больше вопросов, чем ответов.

В основе унаследованных схем управления записями лежат принципы управления и перемещения информации в бумажном виде, то есть систематизация документов по папкам, а папок по полкам архива. Но каким образом осуществляется управление огромным объемом информации, созданной в электронном виде в самых различных форматах: комплекте офисных приложений, системе отправки факсов и электронных сообщений, текстовых файлах, файлах формата PDF и сетевой информации? Как можно обеспечить мгновенный доступ для всех пользователей в масштабах всего предприятия к нужной информации, без необходимости использования единого хранилища информации? И каким образом сотрудник, отвечающий за хранение информации, может уделять больше времени защите корпоративных информационных ресурсов и тратить меньше времени на обработку запросов по доступу к корпоративной информации?

Управление жизненным циклом документов с использованием решений Hummingbird

Hummingbird RM создает надежную и организованную среду для управления полным жизненным циклом всех физических и электронных информационных интеллектуальных активов корпорации - от их создания до элементарного перемещения. Пользователи получают возможность обеспечить быструю категоризацию документов для их дальнейшего сохранения за счет использования интуитивно-понятного сетевого интерфейса и интерфейса Windows, которые также обеспечивают простой поиск, коллективное использование и безопасный доступ к защищенным записям предприятия. Масштабируемая инфраструктура, создаваемая за счет применения решения Hummingbird DM, обеспечивает возможность постоянного доступа к системе с тем, чтобы пользователи могли работать с документами в любой момент времени более эффективно.

Администраторы системы могут полностью доверять расширенным технологиям обеспечения безопасности. Встроенные функции системы предотвращают несанкционированный доступ на уровне каталогов, документов, рабочих групп, на уровне пользователя и уровней работы с файлами картотеки. Благодаря надежной защите записей и обеспечению надлежащего использования и сохранения информации ответственные за обеспечение безопасности сотрудники могут сосредоточиться на решении задач, связанных со стратегическим управлением функциями контроля и защиты информации, - например, выполнении масштабных классификационных изменений, быстром проведении инвентаризации с использованием сканирования и штрих-кодов и автоматизации процесса размещения и категоризации информации.

Подготовлено по материалам представительства Hummingbird в России, СНГ и странах Балтии.